Overzicht
Het beheren van papierwerk voor nieuwe medewerkers kan veel tijd kosten. HR-teams moeten vaak belangrijke informatie verzamelen, zoals persoonlijke gegevens, functiegerelateerde informatie en noodcontacten. Het handmatig bijhouden en beheren van deze gegevens kost niet alleen veel tijd, maar vergroot ook de kans op fouten.
Met de functie HR-formulieren kan je HR-afdeling alle benodigde informatie van een nieuwe medewerker automatisch en rechtstreeks via de app verzamelen. Gebruikers (nieuwe medewerkers) zien de vragen op hun dashboard op hun apparaat. Nadat zij de vragen hebben beantwoord, zijn hun antwoorden terug te vinden in Rapportages, onder de optie HR-formulierenrapportage.
Stappen om HR-formulieren te maken
→ Een sjabloon aanmaken
Ga in Gebruikersbeheer naar Formulieren beheren.
Klik op Formulier maken om te beginnen met het aanmaken van een HR-formulier-sjabloon.
Typ de naam van je nieuwe sjabloon in het tekstveld naast Titel. Geef het een duidelijke naam zodat het later gemakkelijk terug te vinden is.
→ Compose & add questions
Binnen dit sjabloon kun je kiezen uit:
Eigen vragen opstellen
Met deze optie kun je aangepaste vragen maken die zijn afgestemd op jouw specifieke behoeften.Vooraf gedefinieerde vragen
Dit zijn kant-en-klare vragen die zijn gegroepeerd in categorieën zoals persoonlijke gegevens, functiegegevens of noodcontacten.
Eigen vragen opstellen
Om je eigen vragen op te stellen, klik je op de knop Element toevoegen. Je kunt kiezen uit verschillende vraagtypes en zo aangepaste vragen maken die passen bij jouw situatie.
Vooraf gedefinieerde vragen
Om vooraf gedefinieerde vragen te gebruiken, klik je eenvoudig op de knop Vraag importeren. Deze vragen zijn gecategoriseerd onder persoonlijke informatie, functie-informatie, noodcontactinformatie en andere categorieën.
→ Vragen groeperen (optioneel)
Voor een overzichtelijkere lay-out kun je gerelateerde vragen (bijvoorbeeld voornaam, tussenvoegsel, achternaam) groeperen door ze te slepen en neer te zetten in clusters. Gegroepeerde vragen worden zowel in de editor als op het dashboard van de gebruiker samen weergegeven.
→ Automatisch opslaan van het sjabloon
Je sjabloon wordt continu automatisch opgeslagen. Zodra je klaar bent met het toevoegen van vragen, is je sjabloon direct klaar voor gebruik. Je sjablonen worden hier weergegeven:
→ E-mailnotificatie bij voltooide formulieren
Wanneer een gebruiker een formulier voltooit, ontvangt de maker automatisch een e-mailnotificatie. Zo is de formuliermaker direct op de hoogte van de inzending.
→ Ontvangers toevoegen voor e-mailnotificaties
Extra e-mailontvangers kunnen worden toegevoegd onder Ontvangers.
HR-formulieren vanuit het perspectief van de nieuwe medewerker
→ Zichtbaarheid op het dashboard
Na het inloggen ziet de nieuwe medewerker bovenaan het dashboard een melding ‘Vul de gevraagde informatie in’.
→ Het formulier invullen
Door op de pijl te klikken opent het formulier en kan de nieuwe medewerker de vragen één voor één beantwoorden.
→ Gegroepeerde vragen
Gegroepeerde vragen worden op één pagina weergegeven en zien eruit zoals in de afbeelding hierboven.
👉 Laat ons weten of dit artikel je vraag heeft beantwoord door de knoppen hieronder te gebruiken. Zo niet, neem dan contact op met ons Supportkanaal voor meer informatie.