Met de functie ‘HR Forms’ kan de HR-afdeling alle benodigde informatie van een nieuwe medewerker automatisch en rechtstreeks via de app verzamelen. Gebruikers (nieuwe medewerkers) zien de vragen op het dashboard op hun apparaten. Nadat zij de vragen hebben beantwoord, vindt je hun antwoorden in ‘Reporting’, onder de optie 'HR Forms Reporting’ optie'.
Dit is wat je moet doen om de ‘HR-Forms’ in gebruik te nemen!
Ten eerste: Hoe maak je een sjabloon
Stap 1. Klik in ‘User Management’ op ‘Manage Forms’.
Stap 2. Klik op 'Create Form' om te beginnen met het aanmaken van een ‘HR Form’ template.
Stap 3. Typ de naam van je nieuwe sjabloon in het tekstveld naast 'Title'. Geef het een duidelijke naam zodat het in de toekomst makkelijk terug te vinden is.
Stap 4. Je kunt je eigen vragen samenstellen door op Add element te klikken of een van de vooraf gedefinieerde vragen te gebruiken.
Om je eigen aangepaste vraag samen te stellen, klikt u op Add element en kies het vraagtype. Vul daarna de vragen in.
Om de vooraf gedefinieerde vragen te gebruiken, klik je eenvoudig op de knop Import question. De vooraf gedefinieerde vragen zijn gecategoriseerd onder persoonlijke informatie, werkinformatie en contactgegevens voor noodgevallen.
Stap 5. Het sjabloon wordt continu automatisch opgeslagen, dus nadat je klaar bent met het toevoegen van vragen, is je sjabloon klaar voor gebruik, Yay! Je sjablonen worden hier getoond:
Vervolgens: Een sjabloon toewijzen aan een gebruiker
Als een sjabloon klaar is, moet je deze aan een gebruiker toewijzen om de vragen op hun dashboard te laten verschijnen.
Wanneer je een gebruiker uitnodigt via een ‘Single Invite’, verschijnt het scherm 'add a form template' na het scherm waar je de gebruiker aan een groep kunt toewijzen.
Tijdens het aanmaken van een ‘Open Invite’ of een ‘CSV Invite’ -bestand kun je de HR form selecteren in het dropdown menu bij 'Form Template'.
Standaard wordt er een e-mail verzonden naar de gebruiker die het formulier heeft gemaakt, zodra een formulier door een gebruiker is ingevuld. Als je op ‘Recipients’ klikt, kunt je extra ontvangers van deze e-mail toevoegen.
Een voorbeeld van deze mail vind je hieronder.
‘HR-Forms’ van de gebruikers kant
Wanneer de nieuwe medewerker zich aanmeldt, zien de nieuwe medewerkers het formulier dat je hebt gemaakt bovenaan hun dashboard. 'Vul de gevraagde info in' met de naam van het onderstaande formulier. Als ze op het pijltje rechts klikken, beginnen ze met het formulier in te vullen.
Nadat je op de pijl hebt geklikt, verschijnt het formulier. De gebruiker kan op 'Start' klikken om de vragen te beantwoorden.
De vragen worden één voor één weergegeven:
Download antwoorden op ‘HR-Forms’
Vervolgens krijg je de inzichten en downloadt je de antwoorden die gebruikers hebben gegeven op de ‘HR-Forms’.
Stap 1. Ga in het menu in de Editor naar ‘Reporting’ en selecteer de rapportage optie 'HR Forms'.
Stap 2. Er verschijnt een scherm met de volgende info:
‘Date completed’: toont de datum waarop het formulier is ingevuld door de gebruiker wiens naam bij 'naam' staat.
‘Will expire in’: toont de datum totdat de gegevens verlopen (dit is altijd 30 dagen na de dag bij 'Datum voltooid'.
‘Name’: Toont de naam van de gebruiker die het formulier heeft ingevuld
‘Email’: Toont het e-mailadres van de gebruiker die het formulier heeft ingevuld
‘Template Used’: toont de naam van het sjabloon ingevuld door de nieuwe huurling
‘Status’: geeft aan of de gebruiker het formulier heeft ingevuld of nog bezig is
Stap 3. Download de gegevens
Door op de pijlknop (⬇️) te klikken, wordt een download van een Excel-bestand (.xslx) met twee kolommen. Kolom 1 toont de vragen uit het sjabloon en kolom 2 toont de antwoorden van de gebruiker.
Voila! je kunt nu beginnen met het automatiseren van het papierwerk!
Welkom in de toekomst van HR 🚀