Overzicht
Het AI Buddy Dashboard geeft je inzicht in hoe nieuwe medewerkers de AI Buddy binnen Appical gebruiken. Je ziet hoeveel medewerkers de AI Buddy gebruiken, hoe vaak ze vragen stellen, welke onderwerpen het meest voorkomen en welke content de AI Buddy gebruikt om antwoorden te geven.
Wat kun je met deze inzichten?
Met het AI Buddy Dashboard kun je beter begrijpen waar nieuwe medewerkers behoefte aan hebben en hoe je hun onboardingervaring kunt verbeteren.
Je kunt bijvoorbeeld:
Betrokkenheid meten: Bekijk hoeveel nieuwe medewerkers actief gebruikmaken van de AI Buddy.
Veelgestelde vragen ontdekken: Ontdek over welke onderwerpen nieuwe medewerkers de meeste vragen stellen.
Onboardingcontent verbeteren: Zie welke informatie duidelijker kan of makkelijker vindbaar moet zijn.
Ontbrekende informatie herkennen: Bekijk welke vragen niet beantwoord konden worden en vul je content waar nodig aan.
Gebruik volgen: Ontdek hoe het gebruik van de AI Buddy zich in de loop van de tijd ontwikkelt.
Door deze inzichten regelmatig te bekijken, kun je je onboarding steeds beter laten aansluiten op de vragen en behoeften van nieuwe medewerkers.
Hoe gebruik je het AI Buddy Dashboard?
→ Filters
Bovenaan het dashboard kun je filters instellen om te bepalen welke gegevens je wilt bekijken. Het dashboard wordt automatisch bijgewerkt op basis van je selectie.
Groups: Selecteer één of meerdere groepen om het gebruik van de AI Buddy voor specifieke groepen te bekijken.
User status: Filter op de status van gebruikers, zoals actieve of gearchiveerde accounts.
Date range: Kies de periode waarvan je de gegevens wilt bekijken.
Wat betekenen de verschillende onderdelen?
→ Usage (Gebruik)
In dit onderdeel zie je hoe vaak nieuwe medewerkers de AI Buddy gebruiken.
Active users (Actieve gebruikers)
Het aantal unieke gebruikers dat in de geselecteerde periode minimaal één vraag aan de AI Buddy heeft gesteld.
Voorbeeld: Als één medewerker vijf vragen stelt, telt deze nog steeds als één actieve gebruiker.
Conversations (Gesprekken)
Het totale aantal gesprekken dat met de AI Buddy is gestart.
Een gesprek wordt afgesloten wanneer er 30 minuten lang geen nieuwe vraag wordt gesteld. Als een gebruiker daarna terugkomt, telt dit als een nieuw gesprek.
Questions asked (Gestelde vragen)
Het totale aantal vragen dat gebruikers aan de AI Buddy hebben gesteld.
Elke vraag wordt apart meegeteld, ook als meerdere vragen binnen hetzelfde gesprek worden gesteld. De antwoorden van de AI Buddy tellen niet mee.
Average questions per user (Gemiddeld aantal vragen per gebruiker)
Het gemiddelde aantal vragen dat per actieve gebruiker wordt gesteld.
Dit wordt berekend door het totale aantal vragen te delen door het aantal actieve gebruikers.
Voorbeeld: Als 3 gebruikers samen 21 vragen stellen, is het gemiddelde 7 vragen per gebruiker.
Average questions per conversation (Gemiddeld aantal vragen per gesprek)
Het gemiddelde aantal vragen dat tijdens een gesprek wordt gesteld.
Dit wordt berekend door het totale aantal vragen te delen door het aantal gesprekken.
Voorbeeld: Als er 21 vragen zijn gesteld tijdens 6 gesprekken, is het gemiddelde 3,5 vragen per gesprek.
Usage over time (Gebruik over tijd)
Deze grafiek laat zien hoe het gebruik van de AI Buddy zich in de loop van de tijd ontwikkelt.
De grafiek toont twee gegevens:
Questions: Het aantal vragen dat per week is gesteld.
Conversations: Het aantal gesprekken dat per week is gestart.
Zo kun je zien wanneer de AI Buddy het meest wordt gebruikt en of het gebruik in de loop van de tijd toe- of afneemt.
→ Answers and content
In dit onderdeel zie je hoe de AI Buddy vragen afhandelt en welke content wordt gebruikt om antwoorden te geven.
Question outcomes (Resultaten van vragen)
Deze grafiek laat zien hoe de vragen zijn afgehandeld. Je ziet per categorie welk percentage van de vragen hieronder valt.
Successfully completed (groen): De AI Buddy heeft de interactie succesvol afgerond. Begroetingen en korte gesprekjes worden hierbij ook meegeteld.
Guardrail blocked (geel): De vraag is geblokkeerd door de veiligheids- of contentbeperkingen van de AI Buddy.
Error (blauw): Er is een fout opgetreden tijdens het verwerken van de vraag.
📌 Let op: Een succesvol afgeronde interactie betekent niet automatisch dat het antwoord correct of behulpzaam was. Het betekent dat de interactie is afgerond zonder foutmelding of blokkering.
Vragen die nog niet zijn ingedeeld, kunnen tijdelijk worden weergegeven als No relevant content found (unclassified). De indeling van vragen wordt één keer per dag bijgewerkt.
Most referenced content (Meest gebruikte content)
Deze grafiek laat zien welke content de AI Buddy het vaakst gebruikt om vragen te beantwoorden.
Dit kan bijvoorbeeld zijn:
Cursuscontent
Checklists
Documenten
Onboardinginformatie
Andere beschikbare content
Het getal naast elk onderdeel geeft aan hoe vaak de AI Buddy naar deze content heeft verwezen.
💡 Waarom is dit handig?
Je ontdekt welke informatie nieuwe medewerkers het vaakst nodig hebben en welke onderdelen van je onboardingcontent het meest relevant zijn.
Als bijvoorbeeld de pagina over kantoorlocaties vaak wordt gebruikt, kan dit betekenen dat nieuwe medewerkers regelmatig vragen stellen over waar ze moeten zijn.
→ Topics (Onderwerpen)
In dit onderdeel ontdek je over welke onderwerpen nieuwe medewerkers de meeste vragen stellen en waar ze mogelijk extra informatie nodig hebben.
Top topics asked (Meest besproken onderwerpen)
Deze grafiek groepeert vragen op onderwerp en laat zien hoe vaak elk onderwerp voorkomt.
Bijvoorbeeld:
Persoonlijke gegevens van medewerkers
Informatie over de organisatie
Starten met onboarding
Salaris en arbeidsvoorwaarden
Kledingvoorschriften
Taalondersteuning
Het getal naast elk onderwerp laat zien hoeveel vragen onder dat onderwerp zijn ingedeeld.
💡 Waarom is dit handig?
Je ziet welke onderwerpen belangrijk zijn voor nieuwe medewerkers en waar je je onboardingcontent kunt verbeteren.
Komen er bijvoorbeeld veel vragen over hetzelfde onderwerp binnen? Dan kun je overwegen om deze informatie duidelijker te maken, makkelijker vindbaar te maken of extra uitleg aan je cursus toe te voegen.
Most common unanswered questions (Meest voorkomende onbeantwoorde vragen)
Hier zie je welke vragen de AI Buddy niet kon beantwoorden.
Dit helpt je om te ontdekken welke informatie mogelijk nog ontbreekt in je onboardingcontent.
Voorbeeld: Als meerdere nieuwe medewerkers vragen stellen over parkeermogelijkheden en de AI Buddy hier geen antwoord op kan geven, kun je overwegen om deze informatie aan je cursus toe te voegen.
📌 Let op: Staat er No data? Dan zijn er voor de geselecteerde filters geen onbeantwoorde vragen beschikbaar om weer te geven.
Gegevens exporteren
Je kunt de gegevens uit het dashboard exporteren om deze buiten Appical te bekijken of te delen.
Klik rechtsboven in het dashboard op Export om de gegevens te exporteren.
Dit is bijvoorbeeld handig als je het gebruik van de AI Buddy wilt analyseren of de resultaten met je onboardingteam wilt bespreken.
→ Afzonderlijke onderdelen exporteren
Je kunt ook gegevens van een specifiek onderdeel van het dashboard exporteren.
Afhankelijk van de beschikbare opties kun je kiezen uit:
CSV: Exporteer de gegevens als CSV-bestand.
XLSX: Exporteer de gegevens als Excel-bestand.
PNG: Download de grafiek als afbeelding.
Recurring export: Plan een automatische export in, zodat je regelmatig bijgewerkte gegevens ontvangt.
Meldingen instellen (Alerts)
Met Alerts kun je automatische meldingen instellen wanneer bepaalde voorwaarden worden bereikt in het AI Buddy Dashboard.
Je kunt bijvoorbeeld een melding instellen wanneer het aantal vragen dat door de AI Buddy wordt geblokkeerd toeneemt of wanneer er meer fouten optreden.
Zo blijf je op de hoogte van belangrijke veranderingen zonder dat je het dashboard steeds zelf hoeft te controleren.
→ Een melding aanmaken
Zoek het onderdeel van het dashboard dat je wilt volgen, bijvoorbeeld Question outcomes.
Klik op het belicoon om een melding in te stellen.
Geef de melding een herkenbare naam, bijvoorbeeld AI Buddy – Geblokkeerde vragen.
Stel bij Trigger in wanneer de melding moet worden geactiveerd.
Voeg eventueel een Filter toe om te bepalen welke gegevens worden meegenomen.
Klik op Next om in te stellen hoe vaak de gegevens worden gecontroleerd en waar de melding naartoe wordt gestuurd.
Klik op Create om de melding op te slaan.
→ Wat betekenen de Trigger-opties?
Met een Trigger bepaal je wanneer een melding wordt geactiveerd.
Hiervoor kies je hoe de gegevens worden berekend, welke gegevens je wilt controleren en aan welke voorwaarde moet worden voldaan.
Calculation options (Berekeningsopties)
Optie | Wat betekent dit? |
Sum | Telt alle waarden bij elkaar op. Handig om een totaal te berekenen. |
Average | Berekent het gemiddelde van de geselecteerde waarden. |
Weighted average | Berekent een gewogen gemiddelde, waarbij bepaalde waarden zwaarder meetellen dan andere. |
Rate | Berekent een verhouding of percentage op basis van de geselecteerde gegevens. |
Median | Bepaalt de middelste waarde wanneer alle waarden op volgorde worden gezet. |
Count rows | Telt hoeveel gegevensrecords aan de ingestelde voorwaarden voldoen. |
Count distinct | Telt het aantal unieke waarden, zonder dubbele waarden mee te nemen. |
Minimum | Zoekt de laagste waarde. |
Maximum | Zoekt de hoogste waarde. |
Standard deviation | Laat zien hoeveel de waarden van het gemiddelde afwijken. |
💡 Tip: Wil je bijhouden hoe vaak een bepaalde gebeurtenis voorkomt, zoals geblokkeerde vragen? Dan is Count rows meestal de handigste optie, zolang elke rij één gebeurtenis vertegenwoordigt.
Condition options (Voorwaarden)
Nadat je de berekening en het gegevensveld hebt gekozen, bepaal je wanneer de melding moet worden geactiveerd.
Voorwaarde | Wat betekent dit? |
Equals | De waarde is precies gelijk aan het ingestelde getal. |
Not equals | De waarde is anders dan het ingestelde getal. |
Less than | De waarde is lager dan het ingestelde getal. |
Less than or equal | De waarde is lager dan of gelijk aan het ingestelde getal. |
Greater than | De waarde is hoger dan het ingestelde getal. |
Greater than or equal | De waarde is hoger dan of gelijk aan het ingestelde getal. |
Is missing | Er is geen waarde beschikbaar voor het geselecteerde veld. |
Is not missing | Er is wel een waarde beschikbaar voor het geselecteerde veld. |
→ Voorbeeld: Een melding ontvangen bij geblokkeerde vragen
Stel dat je een melding wilt ontvangen zodra er meer dan 5 vragen door de veiligheidsinstellingen van de AI Buddy zijn geblokkeerd.
Als de benodigde gegevensvelden beschikbaar zijn, kun je de melding als volgt instellen:
Alert name: AI Buddy – Geblokkeerde vragen
Calculation: Count rows
Data field: Selecteer het gegevensveld voor de vragen of resultaten.
Condition: Greater than
Value: 5
Filter: Selecteer het veld voor het resultaat van een vraag en kies Guardrail blocked.
Zo worden alleen de vragen geteld die door de veiligheidsinstellingen zijn geblokkeerd, in plaats van alle gestelde vragen.
📌 Let op: Welke gegevensvelden je kunt selecteren, hangt af van het onderdeel van het dashboard. Controleer daarom goed of je de juiste velden en filters gebruikt.
→ Instellen hoe vaak de melding wordt gecontroleerd
Bij Frequency kun je aangeven hoe vaak Appical moet controleren of aan de ingestelde voorwaarden is voldaan.
Kies je bijvoorbeeld Every 1 day, dan worden de voorwaarden dagelijks gecontroleerd.
→ E-mailmeldingen instellen
Bij Channels kun je aangeven waar de melding naartoe moet worden gestuurd.
Wil je de melding per e-mail ontvangen? Volg dan deze stappen:
Klik op Create new channel.
Selecteer Email channel.
Geef het kanaal een herkenbare naam.
Voeg eventueel een bericht en een onderwerp voor de e-mail toe.
Vul de e-mailadressen in van de personen die de melding moeten ontvangen.
Klik op Create om het kanaal op te slaan.
Selecteer het aangemaakte kanaal en rond het instellen van de melding af.
Zodra de melding actief is, worden de ingestelde voorwaarden gecontroleerd volgens de gekozen frequentie.
💡 Tip: Meldingen zijn handig om opvallende veranderingen in het gebruik van de AI Buddy te volgen, zoals een toename van geblokkeerde vragen of foutmeldingen. Zo kun je mogelijke problemen sneller herkennen en onderzoeken.
👉 Heeft dit artikel je geholpen? Laat het ons weten via de knoppen hieronder. Kom je er nog niet uit? Neem dan gerust contact op met ons Supportteam. We helpen je graag verder!