Overzicht
De AI Buddy is een AI-gestuurde onboardingassistent die standaard is ingebouwd in de new hire app. Nieuwe medewerkers kunnen er terecht met vragen over hun onboarding en krijgen direct een betrouwbaar antwoord, gebaseerd op de eigen onboardingcontent van jouw organisatie.
In plaats van te wachten tot een collega online is, stelt een nieuwe medewerker zijn vraag gewoon aan de AI Buddy en gaat hij verder met zijn eerste dagen en weken.
🤖 Opt-in functie
De AI Buddy is een opt-in functie die per organisatie wordt geactiveerd.
Wil je deze inschakelen voor jouw omgeving? Neem dan contact op met je CSM of ons Support Channel.
Waarmee kan de AI Buddy helpen?
De AI Buddy is gemaakt voor onboardingvragen van nieuwe medewerkers. Hij kan helpen met:
Informatie over waar onboardingmateriaal en -onderwerpen te vinden zijn
Het onboardingschema, checklists en taken voor de eerste week
Bedrijfsbeleid, cultuur, waarden en teamrituelen
Waar interne tools en hulpmiddelen te vinden zijn
Omdat de AI Buddy weet waar elke nieuwe medewerker in zijn traject zit — welke cursussen zijn toegewezen, wat al is afgerond en wat er nog aankomt — zijn de antwoorden persoonlijk en relevant voor die specifieke persoon.
Waar komen de antwoorden vandaan?
De AI Buddy antwoordt uitsluitend op basis van kennis die jij aanlevert:
Jouw onboardingcursussen — de cursussen en materialen die aan die specifieke nieuwe medewerker zijn toegewezen.
Je eigen kennisbronnen — documenten en tekst die je beheerders toevoegen via het tabblad Knowledge (zie Je eigen kennis toevoegen hieronder), beschikbaar voor iedereen in jouw organisatie.
De AI Buddy haalt geen informatie van het open internet en verzint nooit antwoorden. Hij houdt zich ook aan cursustoewijzingen en ontgrendeltiming, en zal dus nooit verwijzen naar cursusinhoud waar een nieuwe medewerker nog geen toegang toe heeft. Jouw content wordt regelmatig automatisch gesynchroniseerd met de AI Buddy, zodat de antwoorden altijd aansluiten bij je actuele cursussen en bronnen.
De AI Buddy gebruiken
De AI Buddy verschijnt als chatgesprek in de new hire app, herkenbaar aan een AI-badge, zodat voor de nieuwe medewerker duidelijk is dat hij met een assistent praat. Nieuwe medewerkers krijgen een kort welkomstbericht en kunnen direct hun vraag typen in gewone taal. Net als een chatje met een collega.
Standaard meertalig
De AI Buddy antwoordt automatisch in de taal waarin de nieuwe medewerker schrijft, en wisselt mee van taal tijdens het gesprek. Hier hoef je niets voor in te stellen.
De AI Buddy personaliseren
Je kunt de AI Buddy afstemmen op jouw organisatie. Open de AI Buddy settings-pagina en gebruik het tabblad Settings om te bepalen hoe de buddy eruitziet en zich voorstelt:
Avatar en naam: geef je AI Buddy een eigen identiteit. Stel een voor- en achternaam in en kies een foto uit je asset library (optimale verhouding 1:1), of zet op elk moment de standaardinstelling terug.
Welkomstbericht: pas de begroeting aan die nieuwe medewerkers zien wanneer ze de chat voor het eerst openen. Wijzigingen gelden alleen voor gesprekken die na het opslaan worden gestart.
Fallback contact: stel in naar wie de buddy moet verwijzen als hij geen antwoord weet. Vul alleen de gegevens in — een naam, e-mailadres, telefoonnummer en/of link — en de buddy verwerkt dit automatisch in de juiste formulering, in de taal van de nieuwe medewerker. Laat dit leeg om de standaardinstelling te gebruiken.
🔑 Wie heeft hier toegang toe?
De AI Buddy settings-pagina is beschikbaar voor Admins in organisaties waar de AI Buddy is ingeschakeld.
Je eigen kennis toevoegen
Naast je cursusinhoud kun je de AI Buddy extra bronnen geven om uit te putten, via het tabblad Knowledge op de AI Buddy settings-pagina:
Documenten uploaden: sleep bestanden naar het venster of blader ernaartoe. Ondersteunde bestandstypen zijn PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, TXT, HTML, HTM, MD en CSV, tot 25 MB per bestand.
Tekst plakken: voeg een bron toe door er een titel aan te geven en de tekst direct te plakken.
Bronnen beheren: zoek, bewerk of verwijder elke bron die je hebt toegevoegd.
Bronnen die je hier toevoegt zijn beschikbaar voor iedereen in jouw organisatie, en de buddy gebruikt ze kort nadat de verwerking is voltooid.
Vertrouwen, veiligheid en grenzen
De AI Buddy is gebouwd om veilig en betrouwbaar te zijn:
Geen verzonnen antwoorden. Hij gebruikt uitsluitend jouw onboardingcontent. Weet hij iets niet, dan geeft hij dat aan en verwijst hij de nieuwe medewerker door naar zijn manager, buddy, HR-team of het door jou ingestelde fallback contact.
Blijft binnen zijn grenzen. Hij helpt niet met gevoelige of persoonlijke zaken (salaris, loonstroken, bonussen, functioneringsgesprekken, contracten, juridische of immigratievragen, of medisch advies) en verwijst in plaats daarvan door naar de manager of het HR-team.
Privacybewust. Hij deelt of bespreekt geen persoonsgegevens en filtert privacygevoelige informatie eruit.
Duidelijke disclaimer. Nieuwe medewerkers krijgen een herinnering dat AI-antwoorden niet altijd kloppen en dat belangrijke informatie geverifieerd moet worden bij hun manager of HR.
Veilige basis. De AI Buddy draait op een enterprise-grade infrastructuur met ingebouwde guardrails die onveilige of niet-relevante antwoorden blokkeren.
De impact voor jouw organisatie
Door betrouwbare, snelle en informatieve ondersteuning te bieden, levert de AI Buddy meetbare waarde. Hij versterkt de effectiviteit van de onboardingtrajecten die je al hebt opgebouwd.
Minder administratieve druk: minder terugkerende vragen van nieuwe medewerkers die HR en managers moeten beantwoorden.
Meer betrokkenheid: nieuwe medewerkers krijgen betrouwbare ondersteuning op elk moment, wat zorgt voor een positieve onboardingervaring.
Direct inzicht: de vragen van nieuwe medewerkers laten zien wat er nog ontbreekt in je onboarding, of wat meer aandacht nodig heeft.
De AI Buddy helpt nieuwe medewerkers om snel verder te komen als ze vastlopen, wat zorgt voor een snellere inwerkperiode en minder verloop in de kritieke eerste 90 dagen.
👉 Laat ons weten of dit artikel je vraag heeft beantwoord via de knoppen hieronder. Zo niet, neem dan contact op met ons Support Channel voor meer informatie.