Overview
De Asset Library in AppicalNow is het centrale punt voor het beheren van alle afbeeldingen en video’s die gebruikt worden in onboardingcourses. In plaats van dezelfde mediabestanden meerdere keren te uploaden voor verschillende courses, upload je ze één keer en kun je ze in elke course hergebruiken.
Dit vereenvoudigt het beheer van content, zorgt voor consistentie en bespaart tijd. De Asset Library ondersteunt zowel organisatiebrede (Global) als course-specifieke (Standard) collecties.
Voorbeeld
Stel dat je een afbeelding moet vervangen die op meerdere pagina’s in verschillende courses wordt gebruikt. Met de Asset Library hoef je de afbeelding slechts één keer te vervangen—de wijziging wordt automatisch overal doorgevoerd.
📌 Belangrijk:
Media moeten eerst in de Asset Library worden geüpload voordat ze in courses of pagina’s kunnen worden gebruikt.
De toegang tot assets kan worden beperkt tot specifieke courses.
Asset Library Homepagina
Zo open je de Asset Library:
Ga naar Organisatielibrary → Asset Library.
Je ziet daar tegels (tiles) met de verschillende assetcollecties.
Soorten collecties
Global Collection: Standaardbibliotheek die beschikbaar is voor de hele organisatie.
User-Created (Standard): Door gebruikers gemaakte collecties, bedoeld voor course-specifieke content.
From Course (Standard): Collecties die tijdens migratie zijn aangemaakt; flexibel en course-specifiek.
Lees hieronder meer over de verschillen tussen deze collecties.
Global vs. Standard Collecties
🌍 Global Collection
De Global Collection is de standaard mediabibliotheek in elke Appical-omgeving. | 📘 Standard Collections
Standard Collections zijn flexibele, op maat gemaakte bibliotheken die ondersteuning bieden voor course-specifieke content.
|
Eigenschappen Global Collections:
| Eigenschappen Standard Collections:
|
Asset Library Permissions
Met permissies bepaal je wie assets kan bekijken, gebruiken en beheren. Zo blijft de juiste content zichtbaar voor de juiste gebruikers.
→ Toegang per course
Standaard: Assets zijn beschikbaar in alle courses.
Beperkt: Je kunt de toegang beperken tot specifieke courses.
Handig voor organisaties met meerdere teams, afdelingen of locaties.
Zorgt dat editors alleen relevante assets zien.
→ Toegang per rol
De rechten hangen af van je rol:
Admin: Kan collecties en assets aanmaken, bewerken, verwijderen; beheert alle permissies.
Editor: Kan assets bewerken binnen de collecties die aan hun courses gekoppeld zijn.
Content Editor: Kan assets gebruiken in courses waartoe ze toegang hebben, maar geen collecties beheren.
Zie de tabel hieronder voor meer informatie:
Stappen voor het Gebruik van de Asset Library
→ Nieuwe collectie aanmaken
Ga naar Organisatielibrary → Assets.
Klik op Create new collection.
Geef de collectie een naam.
→ Afbeeldingen toevoegen aan een collectie
Klik op Upload image of sleep de afbeelding naar het uploadvak.
→ Een asset bewerken
Klik op de asset die je wilt bewerken.
De pagina met asset details opent.
→ Asset informatie bewerken
Gebruik het tandwiel-icoon om:
De afbeelding bij te snijden
Alt-tekst toe te voegen of te bewerken
Het bestand te vervangen
De afbeelding te hernoemen
De asset te verplaatsen naar een andere collectie
De asset te verwijderen
→ Beschrijvers (descriptors) toevoegen
Voeg korte beschrijvende tags toe om assets beter vindbaar te maken. Beschrijvers kunnen bestaan uit letters, cijfers, spaties, koppeltekens (-), underscores (_), en apostroffen (').
Je kunt ook AI-gegenereerde tags gebruiken voor snelle suggesties (neem contact op met Support voor meer informatie).
Typ een descriptor in het veld
Druk op Enter na elke descriptor
Helpt bij het zoeken in de Asset Library
In the Image descriptors field, type keywords for your image.
Press Enter after each descriptor.
Also, you can use auto-generated by AI
These descriptors help when searching through the Asset Library.
→ Permissies instellen voor het gebruik van assets
In de sectie Permissions bepaal je welke courses toegang hebben tot een afbeelding. Standaard kan elke course de asset gebruiken, maar je kunt de toegang beperken.
Handig voor:
Organisaties met meerdere locaties
Specifieke teams of coursevarianten
Het organiseren van assets per doelgroep
Mogelijkheden:
Selecteer specifieke courses die toegang hebben
Of kies Allow use in all courses voor organisatiebrede toegang
→ Bijhouden waar assets worden gebruikt
In de sectie “Image is used in the following areas” zie je in welke courses, stories, hoofdstukken en pagina’s een asset wordt gebruikt.
Je kunt op het icoon naast een pagina klikken om direct naar die pagina in de editor te gaan.
Voordelen:
Volledig overzicht van gebruik
Snel navigeren naar de juiste pagina
Makkelijk beheren en vervangen van assets
→ Geschiedenis / History
In de History sectie zie je de volledige levenscyclus van een asset: wie hem heeft toegevoegd, bewerkt, verplaatst en wanneer dit is gebeurd.
Je kunt o.a. zien:
Wie de asset heeft aangemaakt
Wanneer en door wie deze is toegevoegd
Wanneer en door wie deze voor het laatst is bijgewerkt
Helpt bij controle, toezicht en consistent beheer
Assets zoeken
Gebruik de zoekbalk om assets te vinden op basis van titel of beschrijvende tags.
Bijvoorbeeld: zoeken op “kantoor” toont alle assets die met kantoor-gerelateerde tags zijn gemarkeerd.
Mogelijkheden:
Zoeken op titel
Zoeken op beschrijvers
Snel relevante visuals vinden
Helpt consistentie te bewaren in courses
Assets verplaatsen tussen collecties
Je kunt een asset eenvoudig naar een andere collectie verplaatsen via de pagina met assetdetails.
Hoe verplaats je een asset?
Klik op de asset
Open de assetdetails
Klik op het tandwiel-icoon
Kies Move
Selecteer de nieuwe collectie
Let op:
De asset kan onzichtbaar worden voor sommige editors, afhankelijk van de permissies van de nieuwe collectie
Live coursecontent waarin de asset al wordt gebruikt blijft gewoon werken
Je moet de asset eerst verwijderen van pagina’s met beperkte toegang voordat je hem kunt verplaatsen
Bulk verwijderen van collecties of assets
Na de migratie kun je veel collecties of assets hebben die je niet meer nodig hebt. Met de bulkacties kun je deze eenvoudig in één keer verwijderen.
→ Bulk verwijderen van collecties
Selecteer een collectie om het bulkmenu te activeren
Kies meerdere collecties of selecteer alle lege collecties
Let op:
Een collectie kan pas worden verwijderd als alle assets erin zijn verwijderd.
→ Bulk verwijderen van assets
Selecteer een asset om het bulkmenu te activeren
Kies meerdere assets of selecteer alle ongebruikte assets
Let op:
Een asset kan pas worden verwijderd als deze nergens meer in een course of pagina wordt gebruikt.
Visuele content toevoegen aan de course-dashboard of pagina’s
Met de nieuwe Asset Library is de manier waarop je afbeeldingen en video’s toevoegt veranderd.
Stappen om visuals toe te voegen:
Eerst uploaden: Upload je media altijd eerst in de Asset Library
Daarna toevoegen: Voeg visuals toe aan het dashboard of aan pagina’s via de Asset Library
→ Course Dashboard
Ga naar Course Settings → Add image/video
Klik op Choose From Library
Alleen visuals die in de Asset Library staan kunnen worden gebruikt
Tip: Upload altijd eerst naar de library
→ Pagina’s
Open de pagina die je wilt bewerken
Ga naar Add image/video
Klik op Choose From Library
Zoek of selecteer de juiste collectie
Klik op de afbeelding of video om deze toe te voegen
Meer weten over het bewerken van pagina’s? Zie: How to edit text on the page.
👉 Laat ons weten of dit artikel je vraag beantwoordde via de knoppen hieronder.
Is dat niet het geval? Neem contact op met ons Supportteam voor meer hulp.