Naar de hoofdinhoud

Asset Library Migratie: een gids voor het organiseren van gemigreerde content

Een handleiding voor het opschonen, structureren en organiseren van gemigreerde cursus-assets in de Asset Library.

Malu Kooijman avatar
Geschreven door Malu Kooijman
Deze week bijgewerkt

Overzicht


Dit artikel legt uit hoe je cursus assets organiseert die automatisch zijn gemigreerd naar de Asset Library. Na de migratie zijn assets gegroepeerd op basis van de cursussen waar ze oorspronkelijk vandaan komen. Hoewel dit bestaande content behoudt, kan het de Asset Library lastiger maken om te doorzoeken en te beheren.

Door deze gids te volgen, leer je hoe je:

  • ongebruikte assets opruimt

  • assets opnieuw organiseert in overzichtelijke collecties

  • dubbele assets verwijdert

  • veilig controleert waar assets worden gebruikt

Voorbeeld
Je hebt mogelijk tientallen onboarding cursussen, elk met eigen afbeeldingen of video’s. Na de migratie kan de Asset Library meerdere collecties bevatten die uit deze cursussen zijn aangemaakt, vaak met vergelijkbare of dubbele assets. In plaats van assets per cursus te organiseren, kun je ze beter indelen op basis van doel of toegangsniveau.

📌 Belangrijk:
Je rol- en rechten structuur bepaalt of je assets kunt verplaatsen of verwijderen. Zorg ervoor dat je over de juiste rechten beschikt voordat je collecties gaat herstructureren.

Woordenlijst voor de Asset Library

  • Gemigreerde content
    Assets (zoals afbeeldingen en video’s) die zijn verplaatst van individuele cursussen naar de nieuwe, gecentraliseerde Asset Library.

  • Global Collection
    Een collectie binnen de Asset Library met assets zonder gebruiksbeperkingen, beschikbaar voor gebruik in alle cursussen.

  • Standard Collection
    Een collectie met specifieke rechten om toegang tot assets te beheren. Deze kunnen worden aangepast zodat alleen bepaalde gebruikers of cursussen toegang hebben.

    • User Created: Aangepaste collecties die handmatig door gebruikers zijn aangemaakt.

    • From Course: Collecties die automatisch zijn aangemaakt tijdens de migratie van cursussen.

Stappen om gemigreerde content te organiseren

Volg onderstaande stappen om je gemigreerde assets in de Asset Library op te schonen, te structureren en te organiseren.

→ Stap 1: Assets in collecties opschonen

Begin met het verwijderen van assets die nergens meer worden gebruikt. Dit maakt de rest van het organisatieproces een stuk eenvoudiger.

Selecteer één of meerdere assets in een collectie:

  1. Open een collectie in de Asset Library

  2. Selecteer één of meerdere assets

  3. Zodra assets zijn geselecteerd, verschijnt er een bulk-actiebar bovenin het scherm

  4. Klik op “Delete unused”

Let op: Dit is de veiligste manier om op te schonen, omdat het systeem alleen assets verwijdert die niet in gebruik zijn.

→ Stap 2: Bepaal je collectie structuur

Voordat je assets gaat verplaatsen, is het belangrijk om na te denken over hoe je de Asset Library wilt organiseren.

Er zijn twee hoofdtypen collecties:

Global collections

  • Geschikt voor assets die overal gebruikt mogen worden

  • Ideaal voor branding afbeeldingen, algemene onboarding visuals of iconen

  • Assets kunnen in alle cursussen worden gebruikt

  • Alleen admins kunnen deze assets bewerken

Standard collections

  • Geschikt voor assets die alleen beschikbaar mogen zijn voor specifieke gebruikers of cursussen

  • Rechten kunnen worden aangepast om toegang te beheren

✨ Tip: Het is vaak handiger om assets te organiseren op basis van doel of rechten, in plaats van per cursus.

Voorbeeld collectie structuur:

  • “General Branding Visuals” – toegankelijk voor alle cursussen

  • “Amsterdam Office Visuals” – alleen gebruikt in locatiegebonden collecties

  • “HR Restricted Assets” – beperkte toegang voor gevoelige content

→ Stap 3: Dubbele assets vinden en verwijderen

Na de migratie komt het vaak voor dat dezelfde assets meerdere keren in de Asset Library staan.

Zo ga je om met duplicaten:

  1. Kies één versie van de asset die je wilt behouden als hoofdversie

  2. Hernoem deze asset duidelijk, bijvoorbeeld door “Master” aan de naam toe te voegen

  3. Ga naar de pagina’s of cursussen waar duplicaten worden gebruikt

  4. Vervang de dubbele assets door de master asset

  5. Zodra alle pagina’s de master asset gebruiken, kun je de ongebruikte duplicaten veilig verwijderen uit de Asset Library

→ Stap 4: Verplaats assets naar de juiste collecties

Zodra je collectiestructuur duidelijk is en dubbele afbeeldingen zijn opgeschoond, kun je beginnen met het verplaatsen van assets naar de juiste collecties.

Zo doe je dit in het platform:

  1. Selecteer meerdere assets binnen een collectie

  2. Gebruik de bulk verplaats optie

  3. Kies de doelcollectie

→ Stap 5: Controleren waar assets worden gebruikt

Controleer altijd waar een asset wordt gebruikt voordat je deze verwijdert of vervangt.

Zo doe je dit in het platform:

  1. Open de asset details

  2. Scroll naar “Image is used in the following areas”

In deze sectie zie je:

  • Alle pagina’s waar de asset wordt gebruikt

  • Alle cursussen waarin de asset voorkomt

📌 Let op: Als een asset in gebruik is, kan deze niet worden verwijderd. Dit voorkomt dat actieve onboarding content per ongeluk wordt beschadigd.

👉 Laat ons weten of dit artikel je vraag heeft beantwoord via de knoppen hieronder. Zo niet, neem dan contact op met ons Support Channel voor meer informatie.

Was dit een antwoord op uw vraag?