Overzicht
De Workflow-functie in AppicalNow is ontworpen om HR, managers en andere betrokkenen te helpen nieuwe medewerkers te ondersteunen en te begeleiden tijdens hun onboardingtraject. Een belangrijk onderdeel van dit proces is het versturen van tijdige, relevante en gepersonaliseerde e-mails — en daar komen placeholders goed van pas.
Placeholders zijn dynamische tags die automatisch specifieke informatie ophalen, zoals de naam van de ontvanger of de naam van de cursus. Dit zorgt ervoor dat je communicatie persoonlijk en doelgericht aanvoelt, zonder dat je elke e-mail handmatig hoeft aan te passen voor iedere nieuwe medewerker of teamlid.
Voorbeeld
Stel dat HR een manager wil informeren dat een nieuwe medewerker binnenkort begint. Ze kunnen dan een workflow-e-mail instellen zoals:
Hi *|RECIPIENT-FNAME|*,
Je nieuwe teamlid *|HIRE-FNAME|* begint aanstaande maandag! Zorg samen met je team voor een warm welkom!
Met vriendelijke groet,
HR Team
De placeholders worden automatisch vervangen door de juiste namen, zodat iedere e-mail persoonlijk aanvoelt — zelfs wanneer deze automatisch wordt verzonden.
📌 Belangrijk:
Plaatsholders moeten exact worden getypt zoals vermeld (inclusief sterretjes en hoofdletters).
Als een placeholder verkeerd wordt getypt, verschijnt deze als gewone tekst in de e-mail.
Test altijd je workflow om te controleren of de placeholders correct worden ingevuld.
Bij gebruik van een custom e-mailadres als ontvanger zijn de voor- en achternaam mogelijk niet beschikbaar. Gebruik in dat geval
*|RECIPIENT-EMAIL|*.
Stappen om Workflow Placeholders te Gebruiken
→ Ga naar de Workflowpagina in de Course Editor
Open de Course Editor en ga naar het tabblad Workflows.
Selecteer de workflowtemplate die je wilt bewerken. Er zijn momenteel drie typen workflows:
Add time-based trigger
Add progress-based trigger
Add notification to checklist item
📌 Alleen de time-based trigger laat je de e-mailtekst aanpassen.
→ Open Time-Based Trigger en Bewerk
Selecteer "Add time-based trigger"
Kies het aantal dagen vóór de startdatum van de nieuwe medewerker waarop de e-mail moet worden verzonden
Selecteer de ontvanger (een specifiek e-mailadres of een vooraf gedefinieerde optie)
Pas het e-mailonderwerp, de header en de inhoud van de e-mail aan
→ Voeg de Gewenste Placeholder Toe
Plaats je cursor in het e-mailbericht waar je gepersonaliseerde inhoud wilt toevoegen. Plak vervolgens de relevante placeholder uit de onderstaande lijst.
Voorbeeld:
Typ je:
"Welcome *|HIRE-FNAME|*!"
...en de naam van de nieuwe medewerker is Robin, dan zal de e-mail verschijnen als:
"Welcome Robin!"
→ Beschikbare Workflow Placeholders
Ontvangerinformatie (persoon die de e-mail ontvangt)
*|RECIPIENT-FNAME|*— Voornaam*|RECIPIENT-LNAME|*— Achternaam*|RECIPIENT-EMAIL|*— E-mailadres
Nieuwe medewerker / gebruiker
*|HIRE-FNAME|*— Voornaam nieuwe medewerker*|HIRE-LNAME|*— Achternaam nieuwe medewerker*|HIRE-EMAIL|*— E-mailadres nieuwe medewerker
Organisatie-informatie
*|COMPANY|*— Bedrijfsnaam*|COURSE|*— Naam van de onboardingcursus
📌 Let op: Voor custom e-mailadressen raden we aan *|RECIPIENT-EMAIL|* te gebruiken, aangezien voor- en achternaam mogelijk niet beschikbaar zijn.
→ Sla de Template Op & Test
Zodra je alle benodigde placeholders hebt toegevoegd en de e-mail hebt aangepast:
Klik op Opslaan om de e-mailtemplate bij te werken.
Voer een test uit van je workflow om te controleren of alle placeholders correct worden ingevuld en de e-mail er goed uitziet.
Deze stap is essentieel om te bevestigen dat alles werkt voordat de echte e-mails worden verzonden. Vergeet ook niet om eventuele andere wijzigingen in de workflowinstellingen op te slaan.
👉 Laat ons weten of dit artikel je vraag heeft beantwoord door de knoppen hieronder te gebruiken. Zo niet, neem dan gerust contact op met ons Supportkanaal voor verdere hulp.