Overzicht
Appical kan tijdens het onboardingtraject automatisch e-mails versturen naar nieuwe medewerkers, managers en andere gebruikers. Deze e-mails houden gebruikers op de hoogte, herinneren hen aan belangrijke acties en stimuleren hen om met hun onboarding aan de slag te gaan.
Als Admin of Editor kun je bepaalde automatische e-mails aanpassen aan de communicatiestijl van jouw organisatie.
In dit artikel vind je een overzicht van de verschillende automatische e-mails in Appical. We leggen uit wanneer ze worden verstuurd, waarvoor ze bedoeld zijn en hoe ze eruitzien.
📌 Tip: Wil je weten hoe je automatische e-mails kunt aanpassen? Bekijk dan ons artikel.
Hoe werken de variabelen in automatische e-mails?
In automatische e-mails worden variabelen (placeholders) gebruikt. Deze worden automatisch vervangen door de juiste gegevens zodra de e-mail wordt verstuurd.
Placeholder | Replaced with | Example |
*|FNAME|* | De voornaam van de ontvanger | Jane |
*|COMPANY|* | De naam van je organisatie | Appical |
*|COURSE|* | De naam van de toegewezen cursus | Welcome to the Team |
*|USERNAME|* | De naam van de gebruiker die bijvoorbeeld een chatbericht heeft verstuurd | John Smith |
*|MESSAGE|* | De inhoud van het verstuurde chatbericht | Hi Jane, welcome to the team! |
Automatische e-mails uitgelegd
→ Invite Email (Uitnodigingsmail)
Wanneer wordt deze verstuurd?
Wanneer een gebruiker via User Management wordt toegevoegd en de optie om een uitnodiging te versturen is geselecteerd.
Waarvoor is deze e-mail bedoeld?
Met de uitnodigingsmail kan een nieuwe gebruiker het account activeren en aan de slag gaan met Appical.
→ Welcome Email (Welkomstmail)
Wanneer wordt deze verstuurd?
Nadat een gebruiker een wachtwoord heeft aangemaakt.
Waarvoor is deze e-mail bedoeld?
De welkomstmail bevat een link naar de AppicalNow Player, waar de gebruiker kan beginnen met het onboardingtraject.
→ Before Your First Day Email (E-mail vóór je eerste werkdag)
Wanneer wordt deze verstuurd?
Eén dag vóór de eerste werkdag van de gebruiker. Dit wordt bepaald op basis van de datum die bij First Day in het gebruikersprofiel staat.
Waarvoor is deze e-mail bedoeld?
De e-mail herinnert nieuwe medewerkers aan hun aankomende eerste werkdag en helpt hen om zich hierop voor te bereiden.
→ Inactive User Email (Herinnering voor inactieve gebruikers)
Wanneer wordt deze verstuurd?
Wanneer een gebruiker is uitgenodigd voor een cursus, maar nog niet heeft ingelogd.
Via Course Options kun je instellen wanneer deze herinnering wordt verstuurd.
Waarvoor is deze e-mail bedoeld?
De e-mail herinnert gebruikers eraan om in te loggen en met hun onboarding te beginnen.
→ Forgot Password Email (Wachtwoord vergeten)
Wanneer wordt deze verstuurd?
Wanneer een gebruiker op de inlogpagina op Forgot Password klikt en het e-mailadres invult.
Waarvoor is deze e-mail bedoeld?
Met deze e-mail kan de gebruiker een nieuw wachtwoord instellen en weer inloggen in Appical.
→ Reminder: Complete Course (Herinnering om de cursus af te ronden)
Wanneer wordt deze verstuurd?
Wanneer een gebruiker achterloopt met het afronden van de onboardingcursus.
Je kunt deze herinnering in- of uitschakelen via de instelling Course Completion Reminder onder Course Options.
Waarvoor is deze e-mail bedoeld?
De e-mail moedigt gebruikers aan om verder te gaan met hun onboarding en de resterende onderdelen van de cursus af te ronden.
→ New Story Available Email (Nieuwe Story beschikbaar)
Wanneer wordt deze verstuurd?
Wanneer een nieuwe Story beschikbaar komt binnen een cursus waaraan de gebruiker is gekoppeld.
Waarvoor is deze e-mail bedoeld?
De e-mail laat gebruikers weten dat er nieuwe onboardingcontent voor hen klaarstaat.
Wanneer wordt deze verstuurd?
Wanneer er nieuwe content beschikbaar komt voor een gebruiker. Dit gebeurt bijvoorbeeld als een Story of hoofdstuk wordt ontgrendeld op het ingestelde moment, of wanneer er nieuwe content aan de cursus wordt toegevoegd. De e-mail wordt alleen verstuurd als de instelling Available Content is ingeschakeld.
→ New Course Available Email (Nieuwe cursus beschikbaar)
Wanneer wordt deze verstuurd?
Wanneer een gebruiker aan een nieuwe cursus wordt toegevoegd.
Waarvoor is deze e-mail bedoeld?
De e-mail laat gebruikers weten dat er een nieuwe cursus voor hen beschikbaar is.
→ Course Completed Email (Cursus afgerond)
Wanneer wordt deze verstuurd?
Wanneer een gebruiker de toegewezen cursus volledig heeft afgerond.
Het afronden van een cursus wordt bepaald op basis van de voortgang, niet op basis van de behaalde score.
Waarvoor is deze e-mail bedoeld?
De e-mail bevestigt dat de gebruiker de cursus heeft afgerond.
→ Progress to Followers Email (Voortgangsupdates voor volgers)
Wanneer wordt deze verstuurd?
Volgers ontvangen een overzicht van de voortgang op basis van de ingestelde frequentie:
Dagelijks
Wekelijks
Maandelijks
Waarvoor is deze e-mail bedoeld?
Met deze e-mail blijven volgers op de hoogte van de voortgang en scores van een gebruiker of groep.
→ New Chat Message Email (Nieuw chatbericht)
Wanneer wordt deze verstuurd?
Wanneer een gebruiker een nieuw chatbericht ontvangt in Appical.
Waarvoor is deze e-mail bedoeld?
De e-mail laat de ontvanger weten dat er een nieuw bericht is binnengekomen. Hierbij worden de naam van de afzender en de inhoud van het bericht getoond.
👉 Heeft dit artikel je geholpen? Laat het ons weten via de knoppen hieronder. Kom je er nog niet uit? Neem dan gerust contact op met ons Supportteam. We helpen je graag verder!