Overzicht
Het beheren van en zorgen voor tijdige communicatie tussen nieuwe medewerkers, managers en andere belanghebbenden tijdens de onboarding kan uitdagend zijn. Vaak worden belangrijke stappen gemist of vertraagd zonder de juiste meldingen.
Workflows automatiseren meldingen voor specifieke acties of mijlpalen, zoals het versturen van herinneringen naar managers voordat een nieuwe medewerker begint of het waarschuwen van HR wanneer taken niet voltooid zijn. Je kunt deze meldingen activeren op basis van tijd, checklistitems of voortgang van de content.
Er zijn drie belangrijke soorten workflows die je kunt instellen:
Timebased Triggers: Stuur meldingen naar gebruikers of belanghebbenden op specifieke momenten vóór of na de startdatum van een nieuwe medewerker.
Voorbeeld: Dit kan worden gebruikt om de manager of buddy een dag voor de startdatum van de nieuwe medewerker op de hoogte te stellen, zodat zij zich kunnen voorbereiden en de nieuwe medewerker warm kunnen verwelkomen.
Checklistitem Meldingen: Waarschuw belanghebbenden wanneer specifieke taken zijn voltooid of te laat zijn.
Voorbeeld: Als je een checklistitem hebt voor "Belastingformulieren invullen", kun je meldingen instellen om de manager te waarschuwen wanneer de nieuwe medewerker deze taak voltooit.
Voortgangsmeldingen: Stuur meldingen wanneer gebruikers bepaalde cursussen, hoofdstukken of content hebben afgerond.
Voorbeeld: Als een nieuwe medewerker een hoofdstuk met de titel "Bedrijfsbeleid" heeft voltooid, kan er een melding worden gestuurd naar de manager om hen hiervan op de hoogte te stellen.
📌 We raden aan om de Manager Toolkit voor deze functie te gebruiken en Manager Presets in te stellen om vooraf gemaakte content te creëren.
→ Je kunt echter ook een aangepast e-mailadres toevoegen als ontvanger en de inhoud van je e-mail aanpassen, wat we in dit artikel zullen uitleggen.
Waar vind je de Workflow pagina?
Klik op ‘Courses’ in het menu aan de linkerkant.
Klik op ‘Editor’ bij de course waarin je een workflow wilt toevoegen.
Ga naar ‘Workflows’ in het bovenste menu om toegang te krijgen tot het workflow-overzicht.
Stappen voor het maken van Tijdbased Triggers
→ Kies Tijdbased Trigger
Klik op ‘Add Time-Based Trigger’.
→ Meldingsinstelling instellen
Kies wanneer de ontvanger de melding ontvangt, bijvoorbeeld X dagen voor of na de startdatum van de gebruiker.
Selecteer de ontvanger uit de vooraf ingestelde managerrollen of voer een aangepast e-mailadres in.
→ Bericht aanpassen (e-mail)
Schrijf een onderwerp voor de e-mail.
Schrijf een titel.
Formuleer de inhoud van de e-mail in de tekst van de e-mail.
→ Groep(en) selecteren
Selecteer Groep(en), of voeg ‘alle’ of ‘geen’ groepen toe.
Opmerking: De workflow wordt alleen toegepast op gebruikers die zijn toegewezen aan deze groep. Als je geen groep selecteert, wordt de workflow toegepast op alle gebruikers.
→ Workflow-titel
Geef je workflow een naam om deze later gemakkelijk terug te vinden.
Stappen voor het maken van een Checklistitem Melding
→ Kies Checklistitem Melding
Klik op ‘Add Checklist Item Notification’.
→ Meldingen instellen voor taken
Kies het checklistitem dat je wilt volgen in het dropdownmenu onder 'if'.
Kies of je een melding wilt ontvangen wanneer dit item is 'voltooid' of 'niet voltooid'.
→ Belanghebbendengroep instellen of handmatig toevoegen
Onder 'Then', selecteer je de ontvanger uit de vooraf ingestelde managerrollen (Manager/Buddy) of voer hun e-mailadres handmatig in bij 'Type custom email here'.
→ Groep(en) selecteren
Selecteer de groep(en) die de melding moet ontvangen.
Opmerking: De workflow wordt alleen toegepast op gebruikers die aan deze groep zijn toegewezen. Als je geen groep selecteert, wordt de workflow toegepast op alle gebruikers.
→ Melding opslaan
Klik op ‘Save Notification’ om je workflow te voltooien.
Stappen om een Voortgangsmelding Workflow te maken
→ Kies Voortgangsmelding Trigger
Klik op ‘Add Notification to Progress’.
→ Meldingen instellen
Kies de course, het verhaal, het hoofdstuk of de pagina onder 'If', en selecteer vervolgens de specifieke titel die de melding zal activeren wanneer de gebruiker deze voltooit.
→ Groep instellen of handmatig toevoegen
Onder 'Then', selecteer je de ontvanger uit de vooraf ingestelde managerrollen (Manager/Buddy) of voer hun e-mailadres handmatig in bij 'Type custom email here'.
→ Groep(en) selecteren
Selecteer de groep(en) waarop deze workflow van toepassing is.
Opmerking: De workflow wordt alleen toegepast op gebruikers die aan deze groep zijn toegewezen. Als je geen groep selecteert, wordt de workflow toegepast op alle gebruikers.
→ Melding opslaan
Klik op ‘Save Notification’ om de workflow te voltooien.
Hoe ziet de notificatie e-mail eruit?
De gebruikers die deel uitmaken van de manager-preset ontvangen een e-mail met een melding die er ongeveer als volgt uitziet:
👉 Laat ons weten of dit artikel je vraag heeft beantwoord door de knoppen hieronder te gebruiken. Zo niet, neem dan contact op met ons Supportkanaal voor meer informatie.