Overzicht
Appical ondersteunt integraties met verschillende HR-systemen. Hiermee kun je gegevens van nieuwe medewerkers automatisch uitwisselen en bijwerken.
In dit artikel leggen we uit welke HR-systemen standaard worden ondersteund, welke gegevens hiervoor nodig zijn en hoe deze doorgaans worden verwerkt.
Voor Admins
Appical heeft al ervaring met integraties met de volgende HR-systemen. Dit betekent dat een koppeling met deze systemen meestal via ons standaard integratieproces kan worden ingericht.
Ondersteunde HR-systemen:
AFAS
SuccessFactors
HR2Day
SmartRecruiters
YouForce
Connexys
Workday
NMBRS
Emply
Mulesoft
Tellent (Recruitee)
Daywize
ADP
Gebruikt jouw organisatie een van deze systemen? Of worden gegevens via een bestand aangeleverd, bijvoorbeeld via een sFTP-server, MS Blob Storage of S3-bucket?
Dan kan de integratie waarschijnlijk worden ingericht volgens het standaardproces dat wordt beschreven in het artikel Standaardintegraties versus maatwerkintegraties.
Wat kun je automatiseren met een standaardintegratie?
Een standaardintegratie kan onder andere worden ingericht om:
Nieuwe medewerkers automatisch uit te nodigen en gegevens van bestaande gebruikers bij te werken.
Managers en buddy's toegang te geven tot het profiel van een nieuwe medewerker via de Manager Toolkit.
Medewerkers automatisch aan groepen en tags toe te wijzen, bijvoorbeeld op basis van land, kantoor of afdeling.
Een privé-e-mailadres om te zetten naar een zakelijk e-mailadres zodra een medewerker in dienst treedt.
Accounts automatisch te archiveren na een ingestelde periode en persoonsgegevens na een aanvullende periode te anonimiseren.
Welke mogelijkheden voor jouw organisatie beschikbaar zijn, wordt tijdens het inventariseren van de integratie met je contactpersoon bij Appical besproken.
Voor IT- en technische teams
In dit onderdeel vind je een overzicht van de standaardvelden en verwerkingsopties die binnen een standaardintegratie worden gebruikt.
Standaardvelden
Onderstaande gegevens kunnen worden gebruikt om medewerkers vanuit het HR-systeem aan Appical te koppelen.
Veld | Omschrijving | Opmerking |
Remote ID | Uniek identificatienummer van de medewerker |
|
Last name | Achternaam van de medewerker |
|
Last name prefix | Tussenvoegsel van de achternaam |
|
First name | Voornaam of roepnaam van de medewerker | Kan ook een bijnaam zijn, afhankelijk van het beschikbare veld. |
Privé-e-mailadres van de medewerker |
| |
New email | Zakelijk e-mailadres van de medewerker |
|
First day | Eerste werkdag van de medewerker |
|
Deactivation date | Datum waarop de toegang moet worden beëindigd | Bijvoorbeeld wanneer een medewerker eerder uit dienst gaat dan de standaard ingestelde deactiveringsdatum. |
Manager remote ID | Uniek identificatienummer van de manager | Nodig bij gebruik van de Manager Toolkit. |
Manager last name | Achternaam van de manager | Nodig bij gebruik van de Manager Toolkit. |
Manager last name prefix | Tussenvoegsel van de achternaam van de manager | Nodig bij gebruik van de Manager Toolkit. |
Manager first name | Voornaam of roepnaam van de manager | Nodig bij gebruik van de Manager Toolkit. |
Manager email | E-mailadres van de manager | Nodig bij gebruik van de Manager Toolkit. |
Course ID | Bepaalt welke cursus aan een medewerker wordt toegewezen | Bijvoorbeeld op basis van groep, land of merk. |
Country tag | Tag op basis van land of regio | Wordt gebruikt om medewerkers aan de juiste content te koppelen. |
Office tag | Tag op basis van stad of kantoorlocatie | Wordt gebruikt om medewerkers aan de juiste content te koppelen. |
Role tag | Tag op basis van bedrijfsonderdeel, afdeling of functie | Wordt gebruikt om medewerkers aan de juiste content te koppelen. |
Technische aandachtspunten
Houd bij het inrichten van een integratie rekening met het volgende:
Gegevens ophalen: Het heeft de voorkeur om alle benodigde gegevens via één endpoint beschikbaar te stellen. Meerdere endpoints zijn mogelijk, maar maken de integratie complexer en kunnen de verwerkingstijd verlengen.
Alleen noodzakelijke gegevens delen: Appical heeft niet de volledige dataset uit het HR-systeem nodig. Je kunt bijvoorbeeld alleen gegevens delen van medewerkers die na een bepaalde datum in dienst treden.
Tags instellen: Elk beschikbaar veld kan worden gebruikt om medewerkers automatisch aan tags te koppelen.
Verschillende managerrollen: Je kunt meerdere typen managers koppelen, zoals een leidinggevende, HR-manager of buddy. Aan elk type kan een eigen preset worden toegewezen, zolang het ID, de naam en het e-mailadres in afzonderlijke velden beschikbaar zijn.
Standaard verwerkingsopties
Binnen een standaardintegratie kunnen verschillende instellingen worden geconfigureerd.
→ Toegang en accountbeheer
Toegangsperiode: Stel in hoeveel dagen een medewerker (Viewer) toegang heeft tot Appical voordat het account automatisch wordt gearchiveerd. De standaardinstelling is 365 dagen, maar dit kan worden aangepast.
Automatisch anonimiseren: Gegevens van nieuwe medewerkers worden standaard 1,5 jaar na archivering geanonimiseerd. Deze periode is aanpasbaar.
Toegang op basis van dienstverband: Indien gewenst kan worden ingesteld welke medewerkers toegang krijgen tot Appical op basis van hun type dienstverband.
→ Uitnodigingen en gegevens bijwerken
Automatische uitnodigingen: Stel in hoeveel dagen vóór de eerste werkdag een nieuwe medewerker de uitnodigingsmail ontvangt.
E-mailadres wijzigen: Het privé-e-mailadres kan op de eerste werkdag automatisch worden vervangen door het zakelijke e-mailadres. Als het e-mailadres als unieke identificatie wordt gebruikt, moet hierbij rekening worden gehouden met mogelijke dubbele accounts.
Gegevens synchroniseren: Wijzigingen in medewerkersgegevens, zoals de eerste werkdag, locatie, afdeling of manager, kunnen automatisch worden bijgewerkt in Appical. Het unieke identificatienummer vormt hierop een uitzondering.
Synchronisatiefrequentie: De integratie wordt standaard één keer per dag uitgevoerd, op een instelbaar tijdstip.
→ Groepen en tags
Groepen: Medewerkers kunnen automatisch aan één of meerdere groepen in Appical worden toegevoegd.
Tags: Medewerkers kunnen automatisch één of meerdere tags toegewezen krijgen, bijvoorbeeld op basis van afdeling, locatie of functie.
→ Managers en buddy's
Managers en buddy's kunnen automatisch worden aangemaakt in Appical en via de Manager Toolkit toegang krijgen tot het profiel van hun nieuwe medewerker.
Per type manager kan een specifieke preset worden ingesteld, zodat iedere manager of buddy alleen de relevante informatie en functionaliteiten ziet.
👉 Heeft dit artikel je geholpen? Laat het ons weten via de knoppen hieronder. Kom je er nog niet uit? Neem dan gerust contact op met ons Supportteam. We helpen je graag verder!