Overzicht
Wanneer je overeenkomst met Appical eindigt, heeft je organisatie de mogelijkheid om de gegevens te exporteren die tijdens je abonnement in het platform zijn ingevoerd.
De meeste gegevens kun je direct exporteren vanuit de Appical Editor. Heb je een volledige export van je cursusinhoud of van de afbeeldingen uit de Asset Library nodig, of kun je de benodigde gegevens niet zelf exporteren? Neem dan contact op met ons Support Team voor hulp.
📌 Belangrijk: deadline voor data-export
Je hebt 15 dagen nadat je overeenkomst met Appical eindigt de tijd om de gegevens van je organisatie te exporteren of een volledige data-export aan te vragen via ons Support Team.
Na deze periode van 15 dagen is Appical gerechtigd de gegevens van je organisatie zonder verdere kennisgeving te verwijderen.
We raden aan je gegevens te exporteren voordat je overeenkomst afloopt, zodat je voldoende tijd hebt om alles te verzamelen en te controleren.
Cursustekst exporteren
Wil je een kopie bewaren van de geschreven inhoud van je cursus? Dan kun je die direct exporteren vanuit de Appical Editor. De export wordt gedownload als Excel-bestand. Voor meer gedetailleerde cursusgegevens, zoals instellingen, metadata en afbeeldings-URL's, zie de vergelijking in sectie 2.
Stappen om te exporteren:
Open de Appical Editor.
Ga in het zijmenu naar het tabblad Courses.
Selecteer de cursus die je wilt exporteren.
Klik op het menu-icoon naast de cursustitel.
Selecteer Export as.
Kies Export All Course Text Content.
Selecteer eventueel Include HTML tags als je de HTML-tags wilt toevoegen.
Klik op Export.
Controleer je inbox of download het bestand om de Excel-export te krijgen.
Herhaal deze stappen voor elke cursus die je wilt exporteren.
📌 Let op: Deze export bevat niet alles. Voor een gedetailleerdere export van je cursusgegevens kun je een Full Course Export aanvragen (zie sectie 2). Wil je een kopie van je geüploade afbeeldingen, zie dan sectie 6.
Gerelateerd artikel: Tekstinhoud van je cursus exporteren
Een volledige cursusexport aanvragen
Heeft je organisatie een volledige export van de cursusinhoud nodig, dan kun je een aanvraag indienen via ons Support Channel. Dit kan handig zijn als je overstapt naar een ander platform en je bestaande cursusmateriaal wilt behouden.
Neem contact op met ons Support Team en laat weten dat je een volledige export van de cursusinhoud van je organisatie wilt aanvragen. Ons team beoordeelt je aanvraag en helpt je met de beschikbare opties.
→ Cursusexportopties: vergelijking
Inhoud / functie | Export All Course Text Content | Full Course Export |
Tekst van cursus, hoofdstuk, story en pagina | ✅ | ✅ |
Vragen, antwoorden en feedback | ✅ | ✅ |
FAQ- en woordenlijstinhoud | ✅ | ✅ |
Personen- en profielinformatie | ✅ | ✅ |
Cursusinstellingen en metadata | Beperkt | ✅ Gedetailleerder |
Informatie over taal en ontgrendeldagen | ❌ | ✅ |
Afbeeldings-URL's en verwijzingen | ❌ | ✅ |
Instellingen voor juiste antwoorden | ❌ | ✅ |
Wijzigingsdatums en aanvullende ID's | ❌ | ✅ |
Daadwerkelijke afbeeldingsbestanden | ❌ | ❌ |
Exportmethode | Direct in de Appical Editor | Aanvragen via Support |
→ Welke export kies je?
Jouw doel | Aanbevolen optie |
Een kopie bewaren van de geschreven inhoud van je cursus | Export All Course Text Content |
Gedetailleerde cursusinformatie behouden, inclusief instellingen en metadata | Full Course Export |
De daadwerkelijke afbeeldingen downloaden die naar het platform zijn geüpload | Een Asset Library-export aanvragen via Support (zie sectie 6) |
Gegevens van nieuwe medewerkers exporteren via Reporting
In het onderdeel Reporting van de Appical Editor kun je informatie over je nieuwe medewerkers exporteren, waaronder hun voortgang, scores en antwoorden.
We raden aan om Group/Multiple-rapporten of Custom Reporting te gebruiken, afhankelijk van de informatie die je wilt exporteren.
→ Optie A: Group/Multiple-rapporten
Gebruik een Group/Multiple-rapport om gegevens van meerdere nieuwe medewerkers tegelijk te exporteren. Dit is handig als je een breder overzicht van de gegevens van je nieuwe medewerkers wilt downloaden. Een Detailed Report toont alle gebruikers in de groep, inclusief activiteit, voortgang, scores, essayantwoorden, foto's, evaluaties en het proces van uitnodiging tot afronding.
Stappen om je gegevens te exporteren:
Open de Appical Editor.
Klik in het linkermenu op Reporting.
Ga naar Group/Multiple en klik op Select.
Selecteer de cursus of cursussen die je in je rapport wilt opnemen.
Selecteer de gebruikers, groepen of tags die je wilt opnemen.
Klik op Generate om het rapport te maken.
Klik op Export to PDF om het rapport als pdf te downloaden.
Individuele datasets exporteren
Groepsrapporten tonen gemiddelde scores, maar je kunt ook het gedetailleerde rapport van elke individuele gebruiker openen. Klik in het betreffende onderdeel op Download Individual Full Data Set om de beschikbare informatie te exporteren:
Progress & Score: exporteer de voortgang en scores van nieuwe medewerkers.
Photowall: download geüploade foto's als ZIP-bestand.
Essays: exporteer ingediende essayantwoorden.
Evaluation: exporteer evaluatieantwoorden.
Afhankelijk van het onderdeel worden de gegevens gedownload als Excel-bestand of als afbeeldingen. Foto's worden gedownload als .ZIP-bestand met alle geüploade afbeeldingen.
Gerelateerd artikel: Hoe maak je een groeps-/meervoudig rapport
→ Optie B: Custom Reporting
Gebruik Custom Reporting wanneer je meer controle wilt over welke informatie in je export wordt opgenomen. Je kunt specifieke cursussen, gebruikers of groepen en gegevensvelden selecteren en een rapport maken met alleen de informatie die relevant is voor je organisatie.
Stappen om je gegevens te exporteren:
Open de Appical Editor.
Ga in het linkermenu naar Reporting.
Selecteer Custom Reporting.
Selecteer de cursus(sen) die je wilt opnemen en klik op Next.
Selecteer de individuele gebruikers of groepen die je wilt opnemen en klik op Next.
Selecteer de Person details en Course content die je wilt opnemen en klik op Next.
Controleer je selecties, geef het rapport een naam en klik op Generate report.
Je rapport wordt op de achtergrond gemaakt en er wordt een downloadlink naar je e-mailadres gestuurd.
📌 Let op:
De downloadlink is 7 dagen geldig. Recent gemaakte rapporten vind je ook onder Reporting → Custom Reporting → Recent reports.
Controleer of je alle relevante cursussen en gegevensvelden hebt geselecteerd voordat je je rapport genereert.
Gerelateerd artikel: Custom Reporting
Manager Report exporteren (alleen Manager Toolkit)
Gebruik een Manager Report om gegevens te exporteren over de acties van je managers, zoals hun activiteit en hun connecties met nieuwe medewerkers. Je kunt een rapport maken voor één manager, een groep of een preset.
📌 Belangrijk: Het Manager Report is alleen relevant als je organisatie de Manager Toolkit gebruikt. Gebruik je die niet, dan kun je deze optie overslaan.
Stappen om je gegevens te exporteren:
Open de Appical Editor.
Klik in het linkermenu op Reporting.
Ga naar Manager report en klik op Select.
Kies de reikwijdte van je rapport: Single User (Manager), Group Level of Preset Level.
Filter de managers op All managers, Active managers of Inactive managers en klik vervolgens op Select All of kies de specifieke manager(s). Je kunt ook filteren op de aanmaakdatum van de gebruiker in de rechterbovenhoek.
Selecteer de kolommen die je wilt opnemen voor de Summary (activiteit van managers en nieuwe medewerkers), het Manager Overview (gemiddelde gegevens van alle managers) en het Connection Level (bijvoorbeeld of een manager een welkomstbericht naar zijn of haar connecties heeft gestuurd).
Klik op Generate report.
Het rapport wordt gedownload als bijlage met meerdere tabbladen:
Summary: gegevens die specifiek zijn voor de geselecteerde manager.
Overview: gemiddelde statistieken van de geselecteerde managers.
Connections: details over de connecties van de managers.
Gerelateerd artikel: Manager Reporting
HR Forms-gegevens exporteren
Gebruikt je organisatie HR Forms om informatie van nieuwe medewerkers te verzamelen? Dan wil je mogelijk ook hun ingediende antwoorden exporteren.
📌 Belangrijk:
HR Forms-gegevens worden 30 dagen bewaard nadat het formulier is ingevuld. Na deze periode worden ze automatisch verwijderd. Exporteer deze gegevens zo vroeg mogelijk.
Toegang tot HR Forms-rapportage is alleen beschikbaar voor geautoriseerde HR-medewerkers.
Stappen om HR Forms-gegevens te exporteren:
Open de Appical Editor.
Klik in het linkermenu op Reporting.
Selecteer HR Forms.
Selecteer eventueel een specifiek formulier in het dropdownmenu en klik op Filter om de resultaten te beperken.
Klik op de pijlknop (⬇️) naast het antwoord dat je wilt downloaden.
Er wordt een Excel (.xlsx)-bestand gemaakt met de vragen uit de template en de antwoorden van de gebruiker.
In het overzicht zie je per antwoord de Date Completed, Will Expire In, Name, Email, Template Used en Status.
📌 Let op: Ben je lid van het HR team van je bedrijf maar heb je geen toegang tot HR Forms-rapportage? Neem dan contact op met ons Support Channel.
Gerelateerd artikel: Hoe download je HR Forms-antwoorden
Dashboarddata exporteren
Het dashboard in de Appical Editor geeft een overzicht van de onboardingdata van je organisatie. Je kunt informatie uit afzonderlijke dashboardonderdelen exporteren of het volledige dashboardrapport downloaden.
Rechtsboven op de dashboardpagina vind je de knop Export. Hiermee kun je het dashboardrapport downloaden als pdf, per e-mail ontvangen of automatisch laten versturen volgens een schema.
📌 Let op:
Exporteren is alleen mogelijk voor het beta-dashboard.
Het dashboard toont gegevens op basis van je huidige filters. Controleer vóór het exporteren de toegepaste filters, zoals cursus, groep, gebruikersstatus en datumbereik, zodat je de juiste informatie exporteert.
Gerelateerd artikel: Nieuw dashboard (Beta): een handleiding voor beheerders
Afbeeldingen exporteren uit de Asset Library
De Asset Library is de centrale plek voor de afbeeldingen en video's die in je cursussen worden gebruikt. Wil je een kopie bewaren van de afbeeldingen die naar de Asset Library zijn geüpload, dan kun je een export aanvragen via ons Support Team.
Om een export aan te vragen, neem je contact op met ons Support Channel en laat je weten dat je de afbeeldingen van je organisatie uit de Asset Library wilt downloaden. Ons team beoordeelt je aanvraag en helpt je met de export.
Gerelateerd artikel: Asset Library
Hulp nodig?
Weet je niet zeker welke exportoptie je moet gebruiken of heb je hulp nodig bij het ophalen van je gegevens? Neem dan contact op met ons Support Channel.
👉 Was dit artikel nuttig? Laat het ons weten met de knoppen hieronder. Heb je vragen of heb je extra hulp nodig? Ons Support Team helpt je graag.