Overzicht

Dit artikel helpt je bij het toevoegen van nieuwe gebruikers aan AppicalNow met behulp van de CSV-importmethode.

Er zijn momenteel drie opties beschikbaar:

Enkele Uitnodiging

Open Uitnodiging

CSV-bestand Uploaden

Met deze methode kun je meerdere gebruikers tegelijk importeren door een CSV-bestand met gebruikersgegevens te uploaden. Dit is de meest efficiënte manier om grote groepen gebruikers uit te nodigen en te organiseren, terwijl ze automatisch aan specifieke rollen, groepen en course worden toegewezen.

Waar vind je de '+ gebruikers toevoegen'-knop?

Open het Gebruikersbeheer in het hoofdmenu.
Klik linksboven op de knop '+ Gebruikers Toevoegen' om het proces te starten.

Stappen om gebruikers uitnodigen via CSV-import

Hieronder vind je een stapsgewijze handleiding voor het toevoegen van gebruikers via CSV-import.

→ Bereid je gebruikersgegevensbestand voor

Voordat je begint, zorg ervoor dat je Excel (of Google Spreadsheet/Numbers) bestand het volgende formaat volgt:

Kolom A: Voornaam
Kolom B: Achternaam
Kolom C: E-mail
Kolom D: Eerste werkdag gebruiker (jjjj-mm-dd)
Kolom E: Laatste werkdag gebruiker (specifieke datum of aantal dagen tot deactivering)
Kolom F: Groep-ID’s (indien van toepassing)
Kolom G, H, I: Contextuele tags (indien van toepassing)

Tip: Je kunt zelf een bestand maken, een voorbeeldbestand downloaden door naar Gebruikersbeheer > Gebruikers toevoegen > CSV Import te gaan, of het bestand hieronder downloaden:

📄 CSV import template.xlsx

Opmerking: Verwijder geen kolommen om ervoor te zorgen dat het bestand correct werkt.

→ Groep-ID’s toewijzen (indien van toepassing)

Elke groep in het systeem heeft een Groep-ID, te vinden onder de groepsnaam in het groepsoverzicht.

Meer gedetailleerde stappen over het vinden van Groep-ID’s vind je in het artikel: Hoe maak je een groep aan en beheer je deze.

Meerdere groepen?

Om gebruikers aan meerdere groepen toe te wijzen, scheid de Groep-ID’s met een puntkomma ( ; ).

→ Contextuele Content Tags invullen

Met contextuele tags zien nieuwe medewerkers alleen inhoud die relevant voor hen is, zoals specifieke inhoud voor hun land, kantoor of functieprofiel. Dit zorgt voor een op maat gemaakte onboarding-ervaring, terwijl het proces schaalbaar blijft.

Meer informatie over het toevoegen of bewerken van tags in je course vind je in het artikel: Hoe voeg je contextuele tags toe aan verhalen en hoofdstukken.

Meerdere tags?

Om gebruikers aan meerdere contextuele tags toe te wijzen, scheid de tags met een puntkomma ( ; ).

Je CSV-bestand opslaan

Nadat je alle benodigde gegevens hebt ingevuld, sla je het bestand op als een CSV-bestand (Comma-Separated Values).

In Excel: Klik op Opslaan Als en selecteer CSV.
In Google Spreadsheets: Klik op Downloaden Als en selecteer CSV.
In Numbers: Kies Exporteer Naar en selecteer CSV.

Je CSV-bestand is nu klaar voor import!

→ CSV-bestand en Gebruikersrol Toevoegen

Kies de rol die je wilt toewijzen aan de nieuwe gebruiker. Opties zijn: Viewer, Editor, Manager, Admin of User Manager.

Opmerking: Meer informatie over de verschillende soorten rollen vind je in het artikel: Rollen binnen Appical.

→ Upload-instellingen Toevoegen

Groepen en Formulieren (indien van toepassing)

Indien van toepassing kun je groepen en formulieren selecteren waaraan de gebruikers worden gekoppeld. Als je deze al hebt gespecificeerd in het CSV-bestand, kun je deze stap overslaan.

Uitnodigingen Inplannen

Je kunt een specifieke datum en tijd instellen waarop de e-mail wordt verzonden. Als de geselecteerde datum of tijd in het verleden ligt, wordt de e-mail direct verzonden.

Opmerking: Alle tijden zijn in CEST. Gebruik de CEST Converter Website om de tijd in jouw regio te berekenen.

Wil je gebruikers hun groepen of eerste dag laten kiezen?

Je kunt opties selecteren onder de uitnodigingsdatum waarmee gebruikers hun eigen groepen en startdatum kunnen kiezen.

Selecteer Courses en Tags

Selecteer de courses die je aan de gebruikers wilt toewijzen.

Het is mogelijk om tags te selecteren waarmee gebruikers worden doorverwezen. Als je deze al hebt gespecificeerd in het CSV-bestand, kun je deze stap overslaan.

👉 Laat ons weten of dit artikel je vraag heeft beantwoord door de knoppen hieronder te gebruiken. Neem anders contact op met ons Supportkanaal voor meer informatie.